Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na İletilen Şikâyet ve İhbarlarda Sık Yapılan Hatalar
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca ilgili kişiler her zaman veri sorumlusuna başvurarak kendileri ile ilgili kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, buna ilişkin bilgi talep etme, verilerin düzeltilmesini veya silinmesini isteme ve kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme hakkına sahiptir. Bu kapsamda ilgili kişiler, taleplerini yazılı olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun (“Kurul”) belirlediği diğer yöntemlerle veri sorumlusuna iletirler. Başvurularının reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde ilgili kişiler Kurul’a şikayette bulunabilirler.
Kurul, “Kurul’a Şikayet ve İhbarlarda Sık Yapılan Hatalar” rehberini yayınlamıştır. Bu rehber uyarınca ilgili kişi başvuruları esnasında en sık yapılan hatalar aşağıda listelenmiştir.
1. Veri Sorumlusuna Başvuru Zorunluluğu
Kanun’un 13. maddesi, ilgili kişilerin kişisel verilerinin korunmasına yönelik taleplerini ilk olarak veri sorumlusuna iletmesi gerektiğini belirtir. Bu başvurunun yazılı olarak veya Kurul tarafından belirlenen diğer yöntemlerle yapılması gerekmektedir. Veri sorumlusuna başvuru yapılmadan doğrudan Kurul’a yapılan şikayetler, usul şartını karşılamadığı için reddedilmektedir.
Başvurunun Tüketilmesi
Veri sorumlusuna başvurulduktan sonra, veri sorumlusunun bu başvuruya yanıt vermesi beklenir. Kanun’a göre, veri sorumlusu başvuruya en geç 30 gün içinde yanıt vermelidir. Veri sorumlusunun yanıt vermemesi, başvuruyu reddetmesi veya yetersiz bulması durumunda Kurul’a şikâyette bulunulabilir. Bu süreç tamamlanmadan doğrudan Kurul’a yapılan şikayetler, başvurunun tüketilmediği gerekçesiyle geçersiz sayılır.
Vekil Aracılığıyla Yapılan Başvurularda Hatalar
Türkiye Barolar Birliği Avukatlık Kanunu Yönetmeliği’ne göre, avukatların sunduğu vekaletnamelere pul yapıştırılması zorunludur. Pul eksikliği durumunda başvurular kabul edilmez. Başvurunun vekil aracılığıyla yapılması halinde vekaletnamenin süresinin geçmediğine dikkat edilmelidir. Aksi halde Süresi dolmuş veya eksik vekaletnamelerle yapılan başvurular reddedilir. Vekaletname ile yapılan başvurularda, vekaletnamenin tam ve okunaklı bir örneği sunulmalıdır. Vekaletnamenin geçerliliğini ve başvuru sırasında güncel olduğunu kanıtlayan belgelerin eksiksiz sunulması ayrıca önem taşımaktadır. Son olarak vekil aracılığıyla yapılan başvurularda, ilgili kişiye ait bilgilerin tam ve doğru sunulması gerekmektedir. Eksik veya hatalı bilgiler başvurunun reddine neden olabilir.
Başvuru Yöntemlerinin Yanlış Kullanımı
Kanun’a göre, veri sorumlusuna yapılacak başvuruların belirli usullere uygun şekilde yapılması gerekmektedir. Yazılı başvuruların, posta yoluyla gönderilirken imzalanmış olması şarttır. Ayrıca, başvuru dilekçesinde ad, soyad, T.C. kimlik numarası ve ikametgah adresi gibi bilgiler eksiksiz yer almalıdır.
Elektronik başvurular, kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza veya mobil imza gibi güvenli yöntemlerle yapılmalıdır. Ayrıca, veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve sistemde kayıtlı olan elektronik posta adresi kullanılmalıdır. KEP adresi dışında genel elektronik posta adresi kullanarak yapılan başvurular kabul edilmez.
Veri sorumlusuna yapılan başvuruların, gerekli bilgi ve belgelerle desteklenmesi önemlidir. Başvuru sırasında gerekli belgelerin eksik sunulması, başvurunun işleme alınmasını engeller. Özellikle elektronik posta ile yapılan başvurularda, gönderilen belgelerin okunaklı ve tam olması gerekmektedir.
Veri sorumlusuna yapılan başvuruların takibi için gönderi belgelerinin saklanması önemlidir. Posta yoluyla yapılan başvurular için posta alındısı gibi belgelerin saklanması, başvurunun iletildiğini ve süresinde yapıldığını kanıtlamak için gereklidir.
Belge ve Bilgi Eksikliği
Veri sorumlusuna yapılan başvurunun belgelerle desteklenmesi ve şikâyet konusu ile ilgili tüm bilgilerin eksiksiz sunulması önemlidir. Belgelerin eksik veya okunaksız olması, başvurunun reddedilmesine sebep olabilir. Aynı eşkilde Kurul’a yapılan şikayetlerde de olayın ayrıntılı bir şekilde anlatılmaması ve yeterli belgenin sunulmaması, sürecin uzamasına veya şikâyetin reddedilmesine neden olabilir. Şikâyet edilen durumun kanıtlanmasına yardımcı olacak belgeler başvuruya eklenmelidir.
Şikâyet Sürelerinin Kaçırılması
Kanun’un 13. ve 14. maddelerinde belirtilen süreler içinde şikâyet yapılmalıdır. Buna göre, başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir. Bu sürelerin dışında yapılan şikayetler usulden reddedilir.
Eksik veya Yanlış Adres Kullanımı
Veri sorumlusuna yapılan başvurularda, ilgili kişinin ad, soyad, T.C. kimlik numarası, ikametgâh adresi gibi bilgilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde sunulması gerekmektedir. Eksik bilgiler başvurunun reddine yol açar.
Şikayet Konusunun Belirtilmemesi
Şikayet dilekçelerinde, şikayet konusu ve taleplerin açık ve net bir şekilde belirtilmesi gerekmektedir. Belirsiz veya yetersiz bilgiler içeren dilekçeler işleme alınmaz.
Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na iletilen şikayet ve ihbarlarda sık yapılan hatalar, başvuru sürecinin dikkatlice ve eksiksiz yürütülmesi gerektiğini göstermektedir. İlgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde koruyabilmeleri için veri sorumlusuna yapılan başvurularda ve Kurul'a iletilen şikayetlerde yasal gerekliliklere tam olarak uyulması büyük önem taşımaktadır.
