COVID-19’un Genel Kurul Toplantılarına Etkisi

Bilindiği üzere, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (“Ticaret Kanunu”) uyarınca, anonim ve limited şirketler faaliyet dönemlerinin bitiminden itibaren üç ay içerisinde genel kurul toplantılarını düzenlemekle yükümlüdür. Bu noktada birçok şirket genel kurul toplantısını düzenlemek ile ilgili çalışmalarına başlamış, gerekli ilanlara çıkmış, hissedarlarını bilgilendirmiş durumdadır. Ancak COVID-19 ile ilgili yaşanan gelişmelerden sonra hem dünyada hem de ülkemizde ticareti hayati ve faaliyetleri etkileyen birtakım önlemler ve kararlar alındığı görülmektedir. Şirketlerin genel kurul toplantıları ile ilgili de geçtiğimiz günlerde Ticaret Bakanlığı tarafından bir duyuru yapılmış (“Duyuru”) ve söz konusu duyuruda koronavirüs COVID-19 salgınının yayılmasının engellenmesi amacıyla özellikle şirket genel kurullarının yoğunlukla gerçekleştirildiği bu dönemde şirketlerin kurul toplantıları bakımından bazı tedbirler alındığı belirtilmiştir. İlgili yazımızda COVID -19 gereği genel kurul topantıları hakkında alınan önlemler ve söz konusu önemlere ilişkin izlenebilecek yol ve yöntemlerin sizlere aktarılması amaçlanmaktadır.

COVID-19 Nedeniyle Genel Kurul Toplantısı İptal Edilebilir mi?

Ticaret Bakanlığı tarafındna yapılan Duyuru kapsamda Ticaret Kanunu ve şirket sözleşmesine uygun olarak yönetim organları tarafından daha önce toplantıya çağrılan anonim ve limited şirketlerin  olağan   genel   kurullarının,   erteleme   kararı   alınması   amacıyla genel  kurulun toplanması beklenmeksizin, yönetim organları tarafından alınacak bir kararla iptal edilmesi imkanı tanınmıştır.

Buna ilişkin ilan talepleri Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Müdürlüğünce karşılanmakla birlikte, örnek ilan metnine https://www.ticaretsicil.gov.tr/ internet adresinden ulaşılabilecektir.

Bu bağlamda hali hazırda genel kurul çağrı ilanını yapmış, hissedarlarını bilgilendirmiş ve genel kurul gün ve saati belirlenmiş olan şirketler açısından toplantının, gerekli nisabın oluşup oluşmadığına bakılmaksızın, iptal edilebilmesi imkanı getirilmiş ve bunun yönetim kurulunun alacağı bir karar ile mümkün olacağı belirtilmiştir. Söz konusu kararın içeriğinde “COVID-19 (Koronavirüs) salgını nedeniyle, hastalığın Ülkemizde yayılmasının önlenmesine dair alınacak tedbirlere yönelik tavsiyeler çerçevesinde anılan genel kurul toplantımız ileri bir tarihte yapılmak üzere ……/……/……… tarihli ve.............................. sayılı Yönetim/Müdürler Kurulu Kararımız ile

iptal edilmiştir.” ifadesinin yer alması gerektiği görülmektedir.

Mevcut duurmda henüz hissedarlarını genel kurul toplantısına çağırmamış, toplantı gün ve saati belirlememiş olan şirketler açısından ise genel kurul toplantısının hesap döneminden itibaren üç ay içerisinde yapılması gerekliliğinin esnetildiğini söyleyebiliriz.

Yönetim Kurulu Tarafından Alınacak Genel Kurul İptal Kararı

COVID-19’un önüne geçmek ve salgını durdurabilmek amacı ile sosyal mesafelendirme kapsamında getirilen bu düzenlemelerin uygulamasının nasıl olacağı da ayrıca üzerinde durulması gereken bir konudur. Bu nedenle genel kurul kararının iptali ile ilgili alınacak yönetim kurulu kararının Ticaret Kanunu’nun 390/4 maddesi uyarınca, fiziki katılıma gerek olmadan elde dolaştırma yöntemi ile alınması önerilmektedir. Bilindiği üzere söz konusu madde uyarınca, anonim şirketlerde yönetim kurulu üyelerinden herhangi birinin fiziki toplantı yapılması isteminde bulunmaması durumunda, yönetim kurulu kararları, kurul üyelerinden birinin belirli bir konuda yaptığı, karar şeklinde yazılmış önerisine, en az üye tam sayısının çoğunluğunun yazılı onayı alınmak suretiyle de verilebilir. Aynı önerinin tüm yönetim kurulu üyelerine yapılmış olması bu yolla alınacak kararın geçerlilik şartıdır. Onayların aynı kâğıtta bulunması şart değildir; ancak onay imzalarının bulunduğu kâğıtların tümünün yönetim kurulu karar defterine yapıştırılması veya kabul edenlerin imzalarını içeren bir karara dönüştürülüp karar defterine geçirilmesi kararın geçerliliği için gereklidir.

Yukarıda da beliritldiği üzere elden dolaştırma yollu ile alınacak yönetim kurulu kararlarının üye tam sayısının çoğunluğu ile alınması gerekmekte olup üyelere e-mail yahut farklı bir yöntem ile gönderilen kararın her bir üye tarafından basılarak ayrı ayrı imzalanması ve imza sayfalarının yönetim kurulu karar defterinde birleştirilmesi mümkündür. Böylelikle fiziken toplantı yapılması riskinin de önüne geçilmiş olunacaktır.

Genel Kurul Toplantıları Fiziken Toplanmadan Yapılabilir mi?

Genel kurul toplantıları aşağıda bahsedilen elektronik ortamda kurulan sistem haricinde videokonferans, telekonferans v.b. yöntemler dahil herhangi başka bir yöntemle yapılamayacaktır. Şayet genel kurul toplantısı yukarıda yer verilen önlem kapsamında iptal edilmez ve ilaveten şirket elektronik genel kurul donanımına sahip değil ise toplantı fiziken yapılmak zorundadır.

Elektronik Genel Kurul

Ticaret Bakanlığı’nın yaptığı Duyuru uyarınca elektronik genel kurulları ile ilgili, elektronik genel kurul sistemini kullanan ve genel kurul toplantısı gerçekleştirmek isteyen şirketlerde salgının önlenmesi amacıyla asgari düzeyde pay sahibinin katılımı ile fiziki ortamda toplantı gerçekleştirilmesini teminen, pay sahiplerinin genel kurul toplantılarına fiziki ortamda katılımda bulunmaksızın elektronik ortamda katılım sağlayabilecekleri hususunda takdirlerini kullanmaları tavsiye olunmaktadır.

Bu çerçevede esas sözleşmelerinde kurul toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesine imkan tanıyan hüküm bulunmayan şirketlerin, bu dönemde gerçekleştirmeyi planladıkları toplantıları “Elektronik Genel Kurul Toplantı Sistemi” ve “Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi” üzerinden gerçekleştirilebilmelerine yönelik tedbir alınmıştır.

Şirketlerin, bu imkandan Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketinden destek hizmeti almak suretiyle ve hak sahiplerine elektronik ortamda katılma imkanının sağlanması zorunluluğunu ortadan kaldırmayacak şekilde yararlanmaları gerekmekte olup, şirketlerce elektronik ortamda kurul gerçekleştirilmesine imkan tanıyan hükme ilişkin sözleşme değişikliğinin bundan sonra yapılacak ilk genel kurul toplantısında gerçekleştirilmesi imkanı tanınmıştır.

Yukarıda yer verilen açıklamlar ışığında elektronik genel kurul sisteminin şirketler tarafından kullanılmasına, bu konuda Merkezi Kayıt Kuruluşundan destek alınmasına, mevcut şirket esas sözleşmelerinde hüküm bulunmasa dahi, Ticaret Bakanlığı tarafından fırsat verilmiş ve konu ile ilgili esas sözleşme değişikliğinin bir sonraki genel kurul toplantısında yapılasına imkan tanınmıştır.

Sonuç

Şirket toplantılarının fiziken yapılmasının zorunlu olmadığı ve Ticaret Bakanlığı tarafından yapılan Duyuru kapsamında ertelenmesi mümkün olan toplantıların salgın süresince, şayet toplantı gündemi karar alınmasını zorunlu kılan maddeler içermiyor ise, ertlenmesinin yahut yukarıda da belirtildiği üzere fiziki katılımın minimumda olacağı ve hak sahiplerine elektronik ortamda katılma imkanının sağlanması zorunluluğunu ortadan kaldırmayacak şekilde elektronik ortamda yapılmasının, uygun olacağı kanaatindeyiz. Şirketlerin bu konuda alacakları kararlar ile ilgili destek vermekten memnuniyet duyacağımızı ayrıca belirtmek isteriz.